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Cloud Portal Office

Sharp Cloud Portal Office est notre offre de gestion des documents et de collaboration pour les petites et moyennes entreprises. Cette offre a été reconnue et primée à plusieurs reprises.

Dans un Cloud sécurisé et privé, ses fonctionnalités développées pour les professionnels ouvriront les portes à :

Toutes vos données, en un seul emplacement
Sharp Cloud Portal Office vous offre un espace structuré en temps réel pour tous vos documents d'entreprise, qu'ils aient été créés numériquement ou numérisés depuis un exemplaire papier.

Il vous laisse de plus complètement libre de travailler comme vous le souhaitez. Chacun de vos documents peut être stocké, géré, partagé et récupéré depuis des PC, tablettes, smartphones, MFP Sharp et (pour les réunions d'équipe) notre tableau blanc interactif BIG PAD. De plus, vous pouvez mettre en place des comptes invités temporaires, par exemple pour travailler plus étroitement avec un client ou un fournisseur, ce qui rend Sharp Cloud Portal Office disponible à tout votre écosystème.

Une croissance rentable

Des études indépendantes ont montré que les employés peuvent passer jusqu'à sept heures par semaine à rechercher des informations. Ceci représente une perte importante de productivité et un obstacle majeur à une croissance rentable.

Sharp Cloud Portal Office remplace votre environnement documentaire fragmenté par un espace de données centralisé et complètement indexé. Ceci signifie que votre personnel passe moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à les utiliser.

Les utilisateurs peuvent sauvegarder leurs fichiers dans l’espace prévu à cet effet sur le Cloud ou les numériser directement depuis un MFP Sharp.

En incitant les utilisateurs à renseigner les métadonnées, Sharp Cloud Portal Office permet de construire une indexation fiable et robuste pour permettre des recherches rapides et faciles. Une recherche plein texte sur le contenu des documents est également possible. Les documents pour lesquels un index obligatoire est manquant sont signalés avec une icône d’alerte, facilitant ainsi une correction rapide. Dans ce cas, la prévisualisation de document devient très utile.

La prévisualisation permet de prendre connaissance du document dans une fenêtre de l’application, sans avoir à le télécharger. En visualisant ainsi la bonne version du document, il est possible d’ajouter ou corriger rapidement les données d’indexation.

L'accès immédiat aux informations essentielles à l'entreprise permet d'améliorer les processus décisionnels et la productivité à tous les niveaux de votre entreprise. Ceci vous permet de réagir plus rapidement aux variations du marché et aux opportunités émergentes.

Une efficacité harmonieuse

Les fonctions collaboratives et de notification de Sharp Cloud Portal Office aident les individus et les groupes à communiquer de manière plus efficace.

Vous pouvez partager du contenu, ajouter des notes aux fichiers et dossiers, approuver des projets et demander des modifications quand vous voulez et où que vous soyez. De plus, tous vos collaborateurs ont accès aux versions les plus récentes du fichier, même lorsqu'ils passent de leur PC principal à leur PC personnel ou à un appareil mobile.

Vous gardez ainsi le contrôle sur vos documents et vous pouvez facilement savoir ce que vous avez partagé, avec qui et quelles permissions vous avez accordé.

Si vos documents sont trop volumineux pour être envoyés par courriel, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de partage par lien de Sharp Cloud Portal Office – depuis le portail web ou depuis l’application mobile – pour partager l’information avec des utilisateurs internes ou externes.

Vous pouvez aussi utiliser cet outil pour créer des flux de travail documentaires. En utilisant un MFP Sharp pour numériser des factures et autres documents papier dans Sharp Cloud Portal Office, le traitement manuel des documents peut être simplifié pour améliorer  la trésorerie et la gestion du budget.

Bénéficiez de tous les avantages du travail mobile
Sharp Cloud Portal Office vous permet d'emporter votre équipe avec vous où que vous soyez, réduisant les investissements de temps et d'argent requis pour vos réunions. Et vous n'avez besoin que d'une connexion à internet et d'un appareil disposant d'un navigateur web pour y accéder.
Vous pouvez accéder, , télécharger, gérer et imprimer des fichiers depuis votre téléphone ou tablette, créer de nouveaux fichiers, collaborer et partager.
De retour au bureau, vous pouvez simplement aller vers votre MFP Sharp le plus proche, vous connecter au Cloud, trouver votre document et l'imprimer.
Tous vos documents sont accessibles.

* Le MFP doit disposer de Sharp OSA 4.0 ou plus.

Réduction des coûts

Sharp Cloud Portal Office apporte des économies immédiates en permettant de mieux utiliser les documents numériques, avec moins d'impressions, moins de papier et moins d'armoires de stockage. Mais ce n'est que le début.

Avec les informations dont ils ont besoin toujours disponibles, où qu'ils soient, les utilisateurs deviennent plus efficaces et, puisque Sharp Cloud Portal Office proposé sous forme de service, aucun investissement initial n'est nécessaire et vous n'avez pas besoin de remplacer vos serveurs ou d'en acheter de nouveau.

De plus, puisque toutes vos données sont stockées de manière sécurisée dans le Cloud, vous n'avez plus besoin d'archiver vos documents en dehors de votre entreprise ou d'utiliser de coûteux services de sauvegarde.

Puisque Sharp Cloud Portal Office est évolutif, vous n'achetez que le nombre de licences dont vous avez besoin et n’engagez pas de budget en licences non utilisées.

Si un collaborateur n'a plus besoin d'utiliser Sharp Cloud Portal Office, vous pouvez simplement annuler l’abonnement et stopper la facturation. Si vous avez besoin de plus de licences, commandez-en plus.
Vous contrôlez en direct à tout moment vos abonnements et vous pouvez les gérer depuis une page web sécurisée.

* Peut ne pas s'appliquer aux contrats à durée déterminée. Vérifiez pour plus de détails.

Gérez. Partagez. Collaborez.

Sharp Cloud Portal Office est un environnement de gestion de documents et de collaboration multiplateforme et indépendant de l'emplacement qui apporte de nouvelles possibilités de croissance, d'efficacité et d'économies.

Quelle que soit la manière dont vous préférez travailler, vos documents seront toujours à jour et accessibles à tout moment.

Ordinateurs PC et Mac

Tout ce que vous pouvez stocker sur votre disque dur peut être stocké dans le Cloud. Et une fois dans le Cloud, ces documents sont toujours disponibles via Sharp Cloud Portal Office à tous les utilisateurs autorisés.

Dès l’accès à la page d’accueil, vous êtes dans votre propre environnement documentaire. Plusieurs zones peuvent être pliées / dépliées pour un accès pratique et rapide à vos documents et à vos dossiers, ceux crées par vos collègues, tous les documents partagés et les documents en attente d’indexation.

Vous pouvez aussi conserver l’historique des liens que vous avez envoyés et gérez leur date d’expiration.

Avec Sharp Cloud Portal Office, le partage devient facile.

Smartphone et tablettes

Toute personne disposant d'une licence valide et de la permission adéquate peut utiliser son appareil Android ou iOS favori pour accéder à Sharp Cloud Portal Office. Une interface uniforme offre à chaque utilisateur la même expérience.

Tableaux blancs interactifs

Le BIG PAD de Sharp vous permet d'afficher des présentations et autres documents dans un format suffisamment grand pour permettre à tous les participants de les voir. Sélectionnez simplement un fichier, glissez-le vers le BIG PAD et ouvrez-le. Le contenu de l'écran peut être sauvegardé au format PDF, et des documents papier peuvent être générés en un clin d'œil.

MFP

Besoin de plus d'informations ? Dirigez-vous vers un MFP Sharp, connectez-vous, naviguez dans le Cloud et commencez à imprimer. Copies multiples, impression recto-verso, collation, agrafage et perforation ne sont que quelques-unes des options de finition disponibles. Numériser vers le Cloud est tout aussi facile.

* Le MFP doit disposer de Sharp OSA 4.0 ou plus.

Comment acheter et utiliser des abonnements pour Sharp Cloud Portal Office

Si vous disposez déjà d'un MFP* Sharp ou d'un tableau blanc interactif BIG PAD, décidez simplement de combien d’abonnements utilisateur vous avez besoin et contactez votre fournisseur Sharp.

Il ne vous faudra que quelques instants pour vous connecter et tout contrôler par vous-même.

Vous pouvez assigner ou supprimer desabonnements utilisateur, acheter plus d’abonnements en ligne, augmenter votre espace de stockage initial de 10 Go : toutes vos données sont disponibles à tout moment depuis une simple page internet sécurisée. Vous pouvez aussi suivre toutes vos activités à l'aide d’un journal d’audit sécurisé.

Une commodité inégalée
À moins que vous ne les supprimiez, les licences se renouvellent tous les mois, vous n'avez pas besoin de vous soucier de perdre votre accès à Sharp Cloud Portal Office. De plus, votre fournisseur Sharp vous simplifiera la vie en comprenant toutes vos dépenses en une seule facture.

Nouveau venu dans le monde Sharp ? Pas de problème. Contactez nous pour découvrir comment optimiser votre utilisation du Cloud avec nos MFP et tableaux blancs interactifs.

* Le MFP doit disposer de Sharp OSA 4.0 ou plus.

Questions fréquentes

Réponses à vos questions

A qui s’adresse Sharp Cloud Portal Office ?
Sharp Cloud Portal Office est parfait pour toutes les entreprises souhaitant stocker, partager et récupérer des informations, et pour toute organisation, de n'importe quelle taille, souhaitant renforcer le travail d'équipe et collaboratif.

Pourquoi choisir Sharp Cloud Portal Office au lieu d’un service de stockage gratuit ?
Les services gratuits sont adaptés pour stocker des fichiers non confidentiels et des photos. Sharp Cloud Portal Office est une solution de collaboration multiplateformes sécurisée sous forme d’abonnements et conçue pour une utilisation professionnelle.


Sharp Cloud Portal Office est-il facile d'utilisation et d'installation ?
Si vous avez un MFP Sharp (avec Sharp OSA 4.0 ou plus) ou un tableau blanc interactif BIG PAD de Sharp, vous pouvez dès à présent commencer à l'utiliser. Contactez nous pour acheter des abonnements et vous connecter rapidement. Chaque utilisateur se voyant assigner un abonnement bénéficiera d'un accès à authentification unique à toutes les plateformes supportées, y compris les appareils mobiles.

Sharp Cloud Portal Office offre t’il toutes les garanties de sécurité que mon entreprise nécessite ?
Il est notoire que de certains gouvernements ont pu accéder à de nombreux services de Cloud sans la permission du client. De plus, un service de partage de fichiers bien connu a récemment été hacké. Sharp Cloud Portal Office utilise une combinaison d'un cryptage avancé, des abonnements utilisateur personnels (qui, si nécessaire, peuvent être révoquées instantanément par votre administrateur informatique) et n'utilise que des serveurs européens pour empêcher tout accès non autorisé.

Quel support Sharp offre t’il à mes utilisateurs ?
Sharp Cloud Portal Office est tellement intuitif que vous n'aurez probablement pas besoin de support technique supplémentaire. Mais si nécessaire, vous trouverez de plus amples informations dans le Guide de l'utilisateur et le Guide de l'administrateur, et nous serons également présent pour vous aider.

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