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Comment le Windows Collaboration Display peut vous aider à en finir avec les « réunions fantômes » ?

Paris, 17.07.2019
Les salles de réunion font partie intégrante de notre environnement de travail mais peuvent être difficiles à gérer efficacement. L’une des principales frustrations réside dans le fait de ne pas pouvoir trouver une salle pour votre meeting parce qu’elles sont toutes réservées, et plus frustrant encore, quand la salle est réservée, mais que personne ne se présente sur le créneau horaire en question – la « réunion fantôme » -. Grâce au Windows collaboration display de Sharp, nous sommes convaincus qu’il existe une solution simple à ce problème.

L’environnement de travail moderne s’est rapidement transformé. L’aménagement traditionnel des bureaux a dû s’adapter aux changements des habitudes de travail des collaborateurs, que ce soit en termes de flexibilité des horaires, de partage des espaces de travail, d’émergence du télétravail ou d’externalisation de nombreuses fonctions au sein de l’entreprise.

A l’heure actuelle, beaucoup de structures ont besoin de moins d’espaces de bureaux qu’auparavant, mais nécessitent autant voire plus d’espaces collaboratifs. Nous passons en effet toujours beaucoup de temps en réunion, environ 25 heures par personne et par mois, comme l’a démontré l’étude menée par Sharp en début d’année, sur les habitudes de travail des employés européens.

Cependant, l’un des principaux problèmes soulevés par les collaborateurs, est qu’il n’y a jamais suffisamment de salles de réunions disponibles lorsqu’ils en ont besoin. Dans la plupart des cas, le manque de place n’est pas en cause, mais plutôt le surbooking des espaces de réunions.

Selon le Magazine Smart Buildings, le manque de disponibilité des salles de réunion fait perdre jusqu’à 15 minutes par jour à chercher une salle libre, à près de 70% des employés concernés.


Gestion des espaces de réunions.

Au sein d’une entreprise classique, il y a généralement deux types de meetings : ceux qui sont prévus à l’avance, et les réunions ad hoc ou spontanées.

Une étude de Senion, un prestataire expert dans l’optimisation des espaces de travail revèle que 30% des salles de réunion sont réservées, mais jamais utilisées. De nombreuses autres analyses menées confirment cette tendance.

La récurrence de ces constats a donné un nom à ce phénomène – Les réunions fantômes – lorsqu’une salle est réservée en avance mais qu’en réalité personne ne se présente. Le rapport de Senion souligne que “pour la personne qui ne s’est pas présentée, cela n’a aucune conséquence, mais pour les autres, c’est une salle de moins disponible à la réservation. »

Il y a différentes raisons pour lesquelles des meetings planifiés sont annulés : la réunion n’a plus lieu, mais elle n’a pas été annulée dans le système, plusieurs salles ont été bookées en même temps pour être sûr d’en avoir une disponible. Tous ces cas de réunions fantômes monopolisent des ressources d’espace qui pourraient immédiatement être utilisées pour des réunions spontanées.

33% des réunions seraient spontanées, donc trouver un espace partagé pour ce genre de meetings peut s’avérer compliqué.

De plus en plus d’applications de réservation de salles sont disponibles pour aider les collaborateurs à organiser leurs meetings. Néanmoins, bien qu’un système permettant de simplifier la réservation de salles en ligne ait de nombreux bénéfices, s’assurer que le meeting aura bien lieu est un autre sujet. Plus important encore, si le meeting n’a pas lieu, des actions doivent être mises en place pour permettre de libérer la salle dans le système afin de la rendre disponible pour ceux qui en ont besoin.


Mettre fin aux réunions fantômes avec le Windows collaboration display de Sharp

C’est là que l’une des principales fonctionnalités du Windows collaboration display de Sharp entre en jeu. Le Windows collaboration display de Sharp est un écran interactif d’un genre nouveau, pour favoriser le travail d’équipe, dynamiser les réunions et renforcer la collaboration entre les employés, sur site ou distants. Cet écran 4K offre la dernière technologie tactile capacitive P-CAP 10 points de Sharp pour rendre l’écriture simple et fluide.

Le Windows collaboration display de Sharp s’accompagne également de notre nouvelle plateforme intelligente “WorkSpace Intelligence” compatible avec Microsoft Azure Digital Twins et qui fournit des informations en temps réel grâce aux capteurs IoT situés sur le haut de l’écran. Ces informations peuvent être utilisées par les responsables des services généraux pour s’assurer que les salles de réunion sont utilisées de manière efficace et productive.

Qu’est-ce que le Windows collaboration display de Sharp ?

Notre solution offre non seulement la possibilité de monitorer le nombre de personnes présentes lors de réunions, permettant ainsi aux entreprises de baser leurs décisions quant aux espaces collaboratifs nécessaires sur des données chiffrées, mais aussi de prendre en compte que personne ne s’est présenté pour une réunion réservée. Grâce à des algorithmes d’Intelligence Artificielle basés dans le Cloud, cette information peut être communiquée au logiciel de réservation, libérant ainsi la salle dans le planning pour ceux qui seraient à la recherche d’un espace de réunion.

Le Windows collaboration display produit par Sharp sera disponible à la vente à l’été 2019 et offre de nouvelles perspectives de travail pour les équipes, quels que soient leur localisation et/ou le projet sur lequel elles travaillent.

Pour réserver une démonstration, n’hésitez pas à nous contacter.  

Contact

Nicolas MOUTIER
PR Manager
sharp@yucatan.fr

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