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Politique de Protection des Données

1. Préambule

Sharp Business Systems France, société par actions simplifiée, au capital de 4 894 200 euros, dont le siège est situé 12, rue Louis Courtois de Viçose, 31100 Toulouse, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 333 321 636, téléphone : 01 49 90 34 00, traite en tant que Responsable de Traitement, des données à caractère personnel conformément à la présente Politique de Protection des Données.

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel (ci-après dénommées « Données ») dans le cas où :

  • Vous êtes l’un de nos clients ou l’un de nos fournisseurs ou prestataires ou partenaires.
  • Vous utilisez nos gammes de produits et/ou services et/ou celles de nos partenaires et/ou celles du Groupe Sharp Electronics Europe, ci-après dénommées ensemble « Produits et/ou Services ».
  • Vous travaillez pour l’un de nos clients ou pour l’un de nos fournisseurs ou prestataires ou partenaires, ou pour une personne qui utilise nos Produits et/ou Services.
  • Vous êtes une personne (ou vous travaillez pour une société) auprès de qui nous souhaitons promouvoir et commercialiser nos gammes de Produits et/ou Services et fournir des informations les concernant. Dans une telle situation, nous sommes susceptibles d'avoir obtenu vos coordonnées directement auprès de vous. Par exemple par l’intermédiaire de notre Site www.sharp.fr, ci-après dénommé « notre Site », ou de notre Intranet gotosharp, ci-après dénommé « notre Intranet », ou lors d'un salon ou d'une exposition ou d’une autre source. 
  • Vous êtes un Visiteur de notre Site, ci-après dénommé « Visiteur(s) ».

Ci-après dénommés ensemble « Utilisateur(s) ».

La présente Politique de Protection des Données a notamment pour objet d’informer les Utilisateurs des modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de leurs Données et de leurs droits en matière de protection des données à caractère personnel au regard des dispositions applicables en la matière, notamment le règlement (UE) 2016/679 et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite « Informatique et libertés ».

Sharp Business Systems France s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des Données des Utilisateurs, ainsi qu’à respecter leur vie privée.

Il existe aussi un responsable secondaire de traitement des données de ce site web :
Sharp Electronics GmbH
Nagelsweg 33-35, 20097, Hambourg, Allemagne
téléphone : 0049-(0)40 2376-0
e-mail : Dataprotection.seg@sharp.eu
site : https://www.sharp.fr/cps/rde/xchg/fr/hs.xsl/-/html/solutions-energetiques.htm

 

1. Dans quel cadre sommes-nous susceptibles de procéder au traitement des Données de nos Utilisateurs ?

Nous sommes susceptibles de procéder au traitement de vos Données que nous obtenons lors de communications avec vous, notamment :

  • que vous nous transmettez lors de communications par téléphone, par courrier électronique, par l’intermédiaire de notre Site, notre Intranet ou par l’intermédiaire des réseaux sociaux ou autrement ;
  • que vous nous transmettez ou que nous obtenons lorsque vous utilisez notre Site, notre Intranet, achetez nos Produits et/ou Services, lorsque vous nous fournissez des Produits et/ou Services, posez des questions concernant un Produit et/ou Service, passez une commande,  bénéficiez d'une promotion, répondez à une enquête, lorsque vous nous contactez afin de signaler un problème ou effectuez l’une de ces actions au nom de la personne qui vous emploie. 

Nous sommes susceptibles également de traiter vos Données concernant nos interactions avec vous ou la personne qui vous emploie, notamment :

  • concernant des transactions conclues avec nous qui vous impliquent ou qui impliquent la personne qui vous emploie (par exemple des informations relatives aux Produits et/ou Services que nous vous avons fournis ou que nous avons fournis à la personne qui vous emploie ou qui nous ont été fournis par vous ou la personne qui vous emploie) ;
  • afin de conclure ou d’exécuter un contrat avec vous ou la personne qui vous emploie (par exemple, des informations relatives à votre permis de travail et des informations obtenues auprès d'agences d'évaluation du crédit si cela est nécessaire pour nous permettre de réaliser des contrôles appropriés dans le cadre de contrats conclus avec vous ou la personne qui vous emploie ou toute personne à laquelle vous êtes lié(e)) ;
  • relatives aux événements auxquels vous ou des proches êtes invité(e)(s), ainsi que vos informations personnelles et préférences dans la mesure où cela est pertinent dans le cadre de l’organisation et de la gestion de ces événements (par exemple des restrictions alimentaires) ;
  • que vous nous avez transmises ou que nous avons obtenues lors de l’une de vos visites (par exemple si vous signez à l’entrée de nos locaux ou si vous êtes enregistré(e) par nos équipements de vidéosurveillance en circuit fermé lors de votre visite, ou si vous nous fournissez le numéro d’immatriculation de votre véhicule). 
  • que vous nous avez transmises ou que nous avons obtenues lors de prospections concernant toutes nos gammes de Produits et/ou Services par l’intermédiaire de communications (telles que des courriers électroniques) ou des appels téléphoniques à des fins de prospection. Vous pourrez à tout moment vous opposer à l’envoi de ces communications via le lien de désinscription ou en nous contactant à l’adresse indiquée plus bas.

 

2. Quelles catégories de Données collectées traitons-nous ?

2.1 Concernant les Visiteurs de notre Site

Plusieurs types de Données peuvent être collectés. Elles correspondent aux informations que vous pouvez nous fournir :

  • en remplissant des formulaires sur notre Site. Dans ce cadre, les informations que vous pouvez nous fournir incluent votre nom, adresse, adresse email et numéro de téléphone, votre employeur et l’intitulé de votre poste ou votre service. Les Données obligatoires sont signalées dans les formulaires de collecte par un astérisque. En leur absence, le service lié à cette collecte ne pourra pas être assuré par Sharp Business Systems France ;
  • en nous contactant par téléphone, email ou autre moyen de communication ;
  • lorsque vous recherchez des Produits et/ou Services, une promotion ou un sondage et lorsque vous rapportez un problème sur notre Site.

Durant chacune de vos visites de notre Site, nous pouvons également collecter automatiquement les informations suivantes :

  • des informations techniques, y compris l'adresse de protocole internet (IP) utilisée pour connecter votre ordinateur à internet, vos informations de connexion, le type de navigateur et sa version, les réglages de zone horaire, les types et versions de modules complémentaires de navigateur, les systèmes et plateformes d'exploitation ;
  • des informations concernant votre visite, y compris le parcours de navigation au format de Localisateur Uniforme de Ressources (URL), vers, à l'intérieur et depuis notre Site (y compris données et heure); les Produits et/ou Services visualisés ou recherchés, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de visite de certaines pages, les informations d'interaction de page (telles que déroulement, clics et survols de souris) et les méthodes utilisées pour naviguer depuis une page et tout numéro de téléphone utilisé pour contacter notre numéro de service client ;
  • des informations que nous recevons d'autres sources. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant si vous utilisez l'un des autres Sites web du Groupe Sharp que nous exploitons.
  • des cookies : notre utilisation de cookies pour procéder au traitement de Données est détaillée dans notre Politique en matière de cookies que vous trouverez sur notre Site et que nous vous prions de lire.

2.2 Concernant plus généralement les Utilisateurs

Selon le cas, Sharp Business Systems France traite vos Données, directement collectées auprès de vous ou résultant de l’utilisation des Produits et/ou Services ou résultant de l’exécution des contrats. Sharp Business Systems France est également susceptible d’être destinataire de Données qui ont été collectées auprès de vous par un tiers.

Sharp traite les catégories de Données suivantes :

  • Données d’identification : Nom, prénom, identifiant, SIREN…
  • Caractéristiques personnelles : date de naissance, nationalité…
  • Données de contact : adresse postale, email, numéro de téléphone…
  • Données économiques et financières : moyens de paiement, historique des paiements…
  • Données de connexion, d’usage des services et d’interaction : Logs de connexion, et d’usage, identifiants, compte rendu d’intervention…
  • Produits et Services détenus ou utilisés
  • Profils et scores permettant la segmentation client
  • Données de contenu : Fichiers stockés sur le cloud, boite email…
  • Données de localisation, cookies

2.3 . Profilage

Actuellement, nous n’utilisons pas de profilage sur notre Site. Si nous mettons en place une activité de profilage, nous vous informerons précisément de ce que nous utilisons comme profilage.

 

3. Pour quelles finalités les Données sont-elles collectées ?

3.1 Concernant les Visiteurs de notre Site

Sharp Business Systems France traite vos Données en tout ou partie pour mieux vous connaitre et ainsi améliorer et personnaliser nos Produits et/ou Services et aux fins d’assurer plus particulièrement :

  • la gestion et le suivi des demandes de renseignements formulées par les Visiteurs et des réponses à y apporter ;
  • le reporting des accès à notre Site ;
  • la mesure de la qualité, de la satisfaction et de la fréquentation ;
  • la gestion et le suivi des candidatures de recrutement.

Nous sommes susceptibles de traiter vos Données également aux fins suivantes :

  • Conclure et exécuter un contrat avec vous ou la société qui vous emploie ;
  • Fournir des Produits et/ou Services à des clients ou à d'autres utilisateurs desdits Produits et/ou Services ;
  • Se procurer des Produits et/ou Services auprès de fournisseurs ou prestataires ou partenaires ; 
  • Gérer et administrer nos relations avec des clients, des fournisseurs et d’autres utilisateurs de nos Produits et Services ; si vous ou la personne qui vous emploie êtes (est) le client, l’utilisateur ou le fournisseur desdits Produits ou Services à ces fins ;
  • Promouvoir et commercialiser toutes nos gammes de Produits et/ou Services et fournir des informations les concernant. Cela peut intervenir par l’intermédiaire de communications (telles que des courriers électroniques) ou des appels téléphoniques à des fins de prospection. Cela peut inclure des suggestions et des recommandations concernant des Produits et/ou Services qui sont susceptibles de vous intéresser ou d'intéresser la personne qui vous emploie, et sera soumis aux préférences que vous avez déterminées, le cas échéant. Vous pourrez à tout moment vous opposer à l’envoi de ces communications via le lien de désinscription ou en nous contactant à l’adresse indiquée plus bas ;
  • Administrer notre Site conformément à nos conditions générales et gérer son fonctionnement interne, notamment la résolution de pannes, l'analyse de Données, des tests, des recherches, des statistiques et des enquêtes ;
  • Améliorer notre Site afin de nous assurer que son contenu est présenté de la manière la plus efficace qui soit, pour vous et pour votre ordinateur ;
  • Garantir la sûreté et la sécurité de notre Site et de nos autres systèmes ;
  • Mesurer ou comprendre l'efficacité des publicités que nous vous proposons et que nous proposons à des tiers, et vous proposer des publicités qui retiendront votre attention ;
  • Faire des études de marchés.

3.2 Concernant les Utilisateurs

3.2.1. Sharp Business Systems France traite vos Données dans le cadre de l’exécution d’un contrat client ou fournisseur/prestataire.

A cet effet, les finalités poursuivies par Sharp Business Systems France sont les suivantes :

  • Gérer l'identité du client ou du fournisseur/prestataire et l'authentifier ;
  • Gérer la commande ;
  • Gérer le matériel ;
  • Facturer et encaisser les paiements ;
  • Assurer le service avant-vente et vendre
  • Assurer le service après-vente et le maintien en conditions opérationnelles ;
  • Gérer les Données, caractéristiques et droits d'un contrat ;
  • Traiter les résiliations ;
  • Traiter les réclamations ;
  • Communiquer au titre de la gestion de la clientèle ;
  • Gérer les courriers entrants ;
  • Promouvoir et commercialiser toutes nos gammes de Produits et/ou Services et fournir des informations les concernant. Cela peut intervenir par l’intermédiaire de communications (telles que des courriers électroniques) ou des appels téléphoniques à des fins de prospection. Cela peut inclure des suggestions et des recommandations concernant des Produits ou des Services qui sont susceptibles de vous intéresser ou d'intéresser la personne qui vous emploie, et sera soumis aux préférences que vous avez déterminées, le cas échéant. Vous pourrez à tout moment vous opposer à l’envoi de ces communications via le lien de désinscription ou en nous contactant à l’adresse indiquée plus bas ;
  • Recouvrer les impayés ;
  • Gérer les contentieux ;
  • Gérer les demandes relatives aux droits des personnes concernées ;
  • Stocker des Données des Utilisateurs ;
  • Proposer des services d'authentification ;
  • Opérer les services ;
  • Administrer notre Intranet.

3.2.2. Sharp Business Systems France réalise également des traitements de Données pour d’autres finalités que la stricte exécution de contrats. Dans ce cas, Sharp Business Systems France s’assure d’avoir un intérêt légitime à réaliser le traitement. Par ailleurs, des traitements feront l’objet du recueil de votre consentement, que vous pourrez retirer à tout moment.

A cet effet, les finalités poursuivies par Sharp Business Systems France sont les suivantes :

  • Organiser des opérations de marketing direct ;
  • Etudes de marchés ;
  • Organiser des animations commerciales ;
  • Analyser les usages des Produits et des Services pour faire des propositions aux clients, prospects ;
  • Sonder les clients ou les prospects ;
  • Améliorer les offres et la relation client ;
  • Assurer la sécurité des plateformes et services ;
  • Déployer et opérer les offres et services ;
  • Lutter contre la fraude.

3.2.3. Sharp Business Systems France traite également vos Données pour répondre à ses obligations légales ou règlementaires. A cet effet, les finalités poursuivies par Sharp Business Systems France sont les suivantes :

  • Conserver les Données requises pour être mesure de répondre aux obligations légales ;
  • Gérer les demandes de communication de Données des autorités habilitées ;
  • Gérer les demandes d'interceptions.

3.2.4. Sharp Business Systems France est également susceptible de réaliser des traitements de vos Données à des fins statistiques. Dans ce cas, l’ensemble des Données est préalablement rendu anonyme.

 

4. A qui sont-elles transmises ?

4.1 Concernant les Visiteurs de notre Site

Ces Données sont principalement destinées aux :

  • services et personnels habilités de Sharp Business Systems France et des autres sociétés du Groupe Sharp Electronics Europe ;
  • éventuels sous-traitants de Sharp Business Systems France amenés à intervenir dans le cadre des opérations de recrutement, ainsi qu’à ses éventuels partenaires.

Par ailleurs, les Données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître en particulier en cas de réquisition judiciaire des autorités judiciaires, policières ou administratives. 

Sharp Business Systems France peut également fournir les renseignements personnels des Visiteurs à des sociétés qui fournissent des services pour aider Sharp Business Systems France dans ses activités comme l'offre de service à la clientèle et l'envoi des e-mails au nom de Sharp Business Systems France. Ces sociétés sont autorisées à utiliser les renseignements personnels des Visiteurs uniquement pour nous fournir ces services. Sharp Business Systems France ne partagera les renseignements personnels avec des tiers que dans les moyens décrits dans les présentes. Sharp Business Systems France ne vend pas les informations personnelles à des tiers. Certaines Données recueillies peuvent être communiquées à des partenaires à des fins de marketing direct, sous réserve d'avoir obtenu votre accord. Les Données recueillies sont destinées à l'éditeur du Site et ses partenaires.

4.2 Concernant plus généralement les Utilisateurs

Les Données collectées sont destinées aux services internes de Sharp Business Systems France et à ses sous-traitants et aux sociétés du Groupe Sharp Electronics Europe.

Les Données peuvent également être traitées par des partenaires de Sharp Business Systems France. Il s’agit des situations où des partenaires interviennent pour la fourniture de prestations. Il peut également s’agir de traitements auxquels il vous est proposé de consentir.

Les Données traitées peuvent enfin, être transmises aux autorités compétentes, à leur demande, dans le cadre de procédures judiciaires, dans le cadre de recherches judiciaires et de sollicitations d'information des autorités ou afin de se conformer à d'autres obligations légales.

 

5. Combien de temps les Données sont-elles conservées ?

Sharp Business Systems France ne conserve vos Données que pour une durée nécessaire et proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Ainsi notamment :  6 ans pour les documents fiscaux ; 10 ans pour les pièces comptables ; toute la durée des contentieux et jusqu’à épuisement des voies de recours.

S’agissant des traitements relatifs à l’exécution des contrats, les Données peuvent être conservées au maximum pour une durée de trois ans à compter de la fin de la relation.

 

6. Vos Données sont-elles traitées hors Union Européenne ?

Si les Données collectées étaient susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, Sharp Business Systems France prendrait les dispositions nécessaires avec ses sous-traitants et partenaires pour garantir un niveau de protection adéquat de vos Données et ce en toute conformité avec la règlementation applicable.

Si les sous-traitants et partenaires concernés ne sont pas adhérents à l’accord Privacy Shield s’agissant de transferts vers les Etats-Unis d’Amérique, ou ne sont pas situés dans un pays disposant d’une législation considérée comme offrant une protection adéquate, ils auront alors préalablement signé les « clauses contractuelles types» de la Commission européenne ou seront soumis à des règles internes contraignantes approuvées par les autorités.

 

7. Quels sont vos droits sur vos Données ?

Conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 et de la loi du 6 janvier 1978, vous disposez d’un :

  • droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos Données ainsi qu’une copie de ces Données.
  • droit de rectification : si vous estimez que vos Données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces Données soient modifiées en conséquence.
  • droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos Données dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.
  • droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation de traitement de vos Données.
  • droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données, pour des motifs liés à votre situation particulière. Vous disposez du droit absolu de vous opposer au traitement de vos Données à des fins de prospection commerciale, y compris le profilage lié à cette prospection.
  • droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.
  • droit à la portabilité de vos Données, quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les Données que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible, techniquement, de les transférer à un tiers.
  • droit de définir les directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données après votre décès.

Le Groupe Sharp Electronics Europe a un Délégué à la Protection des Données basé dans son siège social à Londres (Royaume-Uni) et des Responsables de la Protection des Données dans chaque entité/filiale.

Pour exercer vos droits en France, veuillez contacter le responsable local français de la protection des données par courrier électronique à l’adresse protectiondesdonnées.sbsf@sharp.eu ou en écrivant à l’adresse suivante : Sharp Business Systems France, à l’attention du Responsable de la Protection des Données, adresse 22 avenue des nations – Bâtiment Le Rostand - CS 52094 – Villepinte, 95948 Roissy Charles de Gaulle Cedex en indiquant votre nom, prénom, e-mail, adresse et si possible votre référence client. Si vos Données ne sont pas exactes, complètes ou à jour, merci de communiquer les modifications au contact indiqué ci-dessus. Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.

Si vous souhaitez cependant contacter également le Délégué à la Protection des Données basé au siège européen, voici l’adresse de courrier électronique : DPOEurope.SEE@sharp.eu

Dans l’hypothèse où Sharp Business Systems France ne répondrait pas à vos demandes d’une manière satisfaisante, vous pourrez également introduire une réclamation auprès de la CNIL autorité de contrôle en France, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07. Tél : 01 53 73 22 22).

Règle spécifique au démarchage téléphonique des consommateurs : tout consommateur peut s’inscrire gratuitement sur une liste d’opposition dénommée « Bloctel » afin de ne plus être démarché téléphoniquement par un professionnel avec lequel il n’a pas de relation contractuelle en cours. Le consommateur peut s’inscrire sur le Site www.bloctel.gouv.fr ou par courrier adressé à : Société Opposetel, Service Bloctel, 6, rue Nicolas Siret – 10 000 Troyes.

 

8. Sécurité

La sécurité des Données des Utilisateurs est importante pour Sharp Business Systems France. Conformément aux obligations légales, Sharp Business Systems France conserve ces Données dans des conditions de sécurité renforcées et selon des durées limitées dans le temps proportionnel aux finalités pour lesquelles vous nous les avez communiquées. Sharp Business Systems France suit les normes généralement acceptées pour protéger les renseignements personnels qui lui sont soumis, à la fois lors de la transmission et une fois que Sharp Business Systems France les reçoit. Cependant, aucune méthode de transmission sur internet, ou méthode de stockage électronique n'est sûre à 100%. Par conséquent, Sharp Business Systems France ne peut garantir leur absolue sécurité.

En cas de questions concernant la sécurité sur le Site ou l’Intranet, l’Utilisateur peut contacter Sharp Business Systems France à l'adresse protectiondesdonnées.sbsf@sharp.eu

Pour toutes questions ou plaintes, l’Utilisateur peut contacter Sharp Business Systems France à protectiondesdonnées.sbsf@sharp.eu.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de Données, Sharp Business Systems France impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et de confidentialité des Données par le biais de mesures techniques de protection de ces Données et les moyens humains appropriés.

9. Transfert de propriété ou de contrôle de l’entreprise

Nous pouvons transférer, vendre ou céder toute information décrite dans cette Politique de confidentialité à des tiers à la suite d’une vente, fusion, consolidation, d’un changement de contrôle, transfert d’actif ou de la restructuration de notre entreprise. SI nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition ou une vente d’actifs, nous traiterons toujours vos données conformément à vos droits et libertés et conformément aux accords de confidentialité entre les parties.

10. Mise à jour de la présente politique de Protection des Données

La présente Politique de Protection des Données est susceptible d’être modifiée ou aménagée à tout moment par Sharp Business Systems France. Vous êtes invités à la consulter régulièrement. Dernière modification : le 15/06/2018