La « Beacon Multi-Academy Trust » sait que l'éducation ne se limite pas aux cours et aux qualifications. Le Trust utilise des solutions à la pointe de la technologie (imprimantes multifonctions sophistiquées, affichage dynamique haute résolution, imprimantes de production puissantes et écrans tactiles interactifs) sur l'ensemble de son campus, faisant de leur utilisation une seconde nature pour tous les élèves à la fin de leur cursus.
Dans le cadre d'un audit récent, le Trust, qui est responsable d'environ 3 500 étudiants et 470 membres du personnel, a effectué un audit salle par salle et a réalisé qu'il était nécessaire de mettre à jour son parc d'équipements au vu des évolutions technologiques des dernières années.
L'audit a porté non seulement sur les 600 imprimantes que possède le Trust, mais aussi sur leur ancienneté et leur fiabilité, leurs stocks d'encre, leurs coûts de fonctionnement et leur usage. Pour la première fois peut-être, le Trust savait exactement combien lui coutaient les activités liées à l'impression.
« Les systèmes d'impression ne sont pas des postes que l'on analyse souvent mais ils peuvent se révéler étonnamment coûteux à utiliser sans un contrôle adéquat » , explique Kathryn Burns, directrice générale du Trust.
Une marque aux multiples avantages
À la suite d'un appel d'offres, le Trust a fait le choix de travailler avec Sharp. Il s'est avéré que la réduction des coûts liés n'était qu'un avantage parmi beaucoup d’autres.
« Lorsque nous avons rencontré les équipes Sharp, nous avons réalisé que l'impression avait beaucoup changé ces dernières années », explique Mme Burns. « Pour commencer, les matériels sont plus fiables. De plus, dans notre cas, Sharp surveille tout en permanence grâce à une prise en main et un contrôle à distance. En cas de problème, Sharp peut généralement le résoudre avant que cela ne soit même notable au sein de l'établissement. »
Le personnel bénéficie également d'une fonction d'impression « Follow Me ». Au lieu d'être imprimés immédiatement, les documents sont conservés dans une file d'attente d'impression sécurisée. Lorsqu'un enseignant souhaite récupérer les documents, il peut se rendre à l'imprimante de son choix, saisir un code d'identification et lancer l'impression.
Non seulement l'impression « Follow Me » élimine la dépendance à une seule imprimante, mais elle réduit la nécessité de transporter des liasses de documents. Elle met également fin au risque d'oublier des documents confidentiels dans le bac de sortie d'une imprimante.
Avantages en termes de coûts et d'efficacité
Le Trust a également installé le logiciel PaperCut pour optimiser la gestion des coûts. « PaperCut indique précisément comment chaque machine est utilisée et constitue un outil d'audit puissant », explique Mme Burns. « Si un département imprime ou copie plus que prévu, nous pouvons parfois suggérer des bonnes pratiques telles que la numérisation de documents directement vers des adresses électroniques. »
PaperCut peut également traduire le nombre de pages en nombre d'arbres consommés.
Le fait que toutes les imprimantes aient une interface utilisateur similaire et soient contrôlées à partir d'un écran tactile est un autre avantage de la marque Sharp.
« Nous disposons de plusieurs modèles distincts, mais ils fonctionnent tous de la même manière intuitive », ajoute Mme Burns. « En fait, nous avons acheté deux grandes imprimantes de production Sharp (Polaris Pro) pour notre salle de reprographie et elles sont si faciles à utiliser que nous avons donné au personnel un accès direct. Ils sont maintenant très compétents pour créer des documents au rendu de qualité professionnelle. »
Au-delà des tableaux blancs interactifs
Le Trust a également profité de l'occasion pour remplacer ses tableaux blancs interactifs par des Big Pad, les derniers écrans tactiles interactifs de Sharp.
Tina Jacobs, qui enseigne les mathématiques, est une fervente adepte des Big Pad. « Je suis heureuse de pouvoir utiliser le logiciel que je veux, quand je veux, comme je veux », dit-elle. « Je l'utilise pour chaque cours. »
« Avec le Big Pad, vous pouvez prendre des éléments d'un PDF et du Web et y faire des annotations. Vous n'avez même pas besoin d'un stylo : vous pouvez utiliser vos doigts. La netteté est excellente, la couleur est sensationnelle et les enfants l'adorent. Il est également suffisamment lumineux pour être utilisé en plein jour. »
« Le Big Pad est également très polyvalent. Vous pouvez l'utiliser lors d'un cours et transmettre le contenu produit aux Big Pad situés dans d'autres salles. En d'autres termes, vous pouvez faire le même cours dans plusieurs classes simultanément sans déplacer les gens dans un immense amphithéâtre. »
Les arguments en faveur de la refonte
Kathryn Burns ne doute pas que chaque école devrait envisager de passer à un parc centralisé d'imprimantes en réseau plus rapides et plus performantes.
« La première étape consiste à réaliser un audit. Vous disposerez ainsi des éléments nécessaires pour prendre des décisions efficaces. Examinez les chiffres, fixez vos objectifs et lancez un appel d'offres. Recherchez un fournisseur qui comprend vraiment le secteur de l'éducation. Dans notre cas, c'était Sharp. »
« Notre relation avec Sharp est très collaborative et a apporté des avantages supplémentaires que nous n'avions tout simplement pas envisagés avant de commencer. Il y a un flux d'idées et d'informations qui va dans les deux sens. Non seulement Sharp comprend notre philosophie, mais la partage également. »
Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions de Sharp et sur la manière dont nous pouvons vous aider à améliorer vos performances en matière d’enseignement, n'hésitez pas à nous contacter pour une démonstration.