Sécurité des documents

Protection des informations commerciales

Bien que les entreprises modernes traitent beaucoup d’informations, elles n’ont souvent pas de visibilité réelle sur la façon dont celles-ci sont produites, stockées, partagées et consultées. Cela entraîne inévitablement des risques potentiels en matière de sécurité et de conformité, notamment la mise en danger de certaines données sensibles, dû à des fichiers non sécurisés, des erreurs humaines et des accès non autorisés aux informations.

De plus, les imprimantes et les systèmes d’impression multifonction étant souvent exclus des politiques de sécurité informatique, l’environnement de production de documents d’une organisation peut facilement servir de porte d’accès à un réseau d’entreprise. Il s’agit d’une vulnérabilité importante que les cybercriminels cherchent activement à exploiter. En effet, en Europe, le coût moyen d’une violation de données liée à l’impression atteint désormais la somme ahurissante de 975 000 € *, sans compter les dommages considérables et durables que cela peut causer à la réputation de l’entreprise.

* Étude « Print Security Landscape, 2020 » de Quocirca

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Protection de vos documents

Pour être véritablement efficace, la sécurité des documents doit constituer un aspect central de la stratégie de gestion des documents et des impressions d’une entreprise et doit prendre en compte les six étapes du cycle de vie d’un document :

  • Capture – Obtenir des informations, que ce soit par la numérisation de documents papier, la surveillance d’une boîte e-mail ou la création et l’enregistrement de documents à partir d’une application.
  • Stockage – Stocker les documents, que ce soit sur papier ou via un système de fichiers électronique ou hybride.
  • Gestion – Gérer les autorisations d’accès des utilisateurs et le suivi des versions pour s’assurer que les utilisateurs travaillent avec la version la plus récente des documents, ainsi que les journaux d’audit pour enregistrer toutes les activités concernant un document.
  • Conservation – S’assurer de la conservation des documents pendant une période suffisante et de leur élimination ultérieure en toute sécurité.
  • Partage – Permettre le partage en toute sécurité des documents à d’autres utilisateurs ou à des partenaires commerciaux de la manière la plus efficace possible.
  • Intégration – Permettre l’échange d’informations entre les diverses applications d’entreprise, telles que les systèmes comptables ou ERP.
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Protéger toujours plus

Nos solutions et services de sécurisation des documents constituent une composante clé de nos services de gestion documentaire et d’impression. Ils résolvent les problèmes liés à la sécurisation de vos documents d’entreprise et vous aident à être plus productif, grâce à des outils de gestion du flux de travail et d’automatisation intuitifs.

Nous mettons à votre disposition l’expertise, l’assistance et les outils nécessaires pour vous aider à développer et à gérer votre politique de sécurité des documents, et à protéger vos informations confidentielles tout au long de leur cycle de vie, quelle que soit la manière dont elles sont capturées, stockées, imprimées ou partagées. De plus, nos solutions de gestion sécurisée des documents vous aident à vous conformer aux réglementations les plus récentes en matière de sécurité, telles que le RGPD. Nous pouvons également gérer tout cela pour vous dans le cadre de nos solutions Managed Print Services.

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Avantages de la sécurité des documents Sharp

 

Vous pouvez notamment bénéficier des services suivants :

  • Gestion documentaire efficace – Vos fichiers sont stockés dans des référentiels de données structurés et sécurisés basés sur le cloud (des installations basées sur un serveur local sont également disponibles).
  • Sécurité d’impression renforcée - Vos documents sont protégés par une technologie de contrôle des impressions permettant de s’assurer qu’aucune information sensible n’est laissée sans surveillance dans le bac de sortie de l’imprimante. Par ailleurs, il est possible d’ajouter aux documents imprimés des filigranes indiquant qui les a imprimés ainsi que la date et l’heure d’impression.
  • Sécurité accrue des documents – Seuls les utilisateurs autorisés peuvent numériser des documents, et des contrôles peuvent être mis en place pour spécifier les destinations vers lesquelles les documents peuvent être envoyés. Un niveau de sécurité supplémentaire peut être fourni en ajoutant des mots de passe aux documents numérisés au format PDF.
  • Contrôle optimisé des documents – Du texte et des motifs cachés peuvent être intégrés dans l’arrière-plan des documents. En cas de tentative de copie du document, le texte caché devient visible, de sorte que vous pouvez facilement distinguer une copie de l’original. Les motifs cachés peuvent même être reconnus par un photocopieur Sharp pour empêcher toute copie du document.
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